Praca zdalna i hybrydowa stały się powszechnymi modelami pracy. W związku jednak z ich powszechnością, kwestią czasu było uregulowanie nowych form wykonywania pracy w kodeksie pracy. I tak 7 kwietnia 2023 r. weszła kolejna część nowelizacji Kodeksu pracy, a wraz z nią nowe przepisy regulujące pracę zdalną.
Definicja pracy zdalnej:
Art. 6718 znowelizowanego Kodeksu pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość.
Nowelizacja co do zasady wprowadza trzy rodzaje pracy zdalnej:
- Praca zdalna całkowita – praca wykonywana wyłącznie w trybie zdalnym (100% czasu pracy zdalnie)
- Praca zdalna częściowa, tzw. hybrydowa – praca wykonywana częściowo w zakładzie pracy, a częściowo w formie pracy zdalnej
- Praca zdalna okazjonalna – wykonywana każdorazowo na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej, w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym
Najważniejsze zmiany wprowadzone do Kodeksu Pracy:
- wykonywanie pracy zdalnej nie musi charakteryzować się regularnością, a miejsce jej świadczenia może się zmieniać, po wcześniejszym ustaleniu tej kwestii z pracodawcą;
- uzgodnienie, czy praca będzie wykonywana zdalnie (częściowo lub hybrydowo) może nastąpić na dwa sposoby: przy zawieraniu umowy lub już w czasie trwania stosunku pracy;
- pracownik otrzymuje prawo do okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze 24 dni w ciągu roku; to prawo jest ustawowe i nie musi zostać przewidziane w umowie o pracę;
- odmowa wyrażenia zgody przez pracownika na zmianę warunków wykonywania pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę;
- obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie procedur ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej i przeprowadzenie niezbędnych szkoleń, a obowiązkiem pracownika przestrzeganie tych procedur;
- pracodawca będzie zobowiązany:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy;
- zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;
- pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;
- pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
- zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę;
- pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika à kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika (kontrola nie może odbywać się zatem w sposób niezapowiedziany);
- jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika;
- pracownikom wykonującym pracę zdalną przysługuje prawo do równego traktowania.
Zasady wykonywania pracy zdalnej:
- Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
- Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
- Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z organizacjami związkowymi, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia;
- Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników;
- Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem;
- W porozumieniu, regulaminie lub poleceniu, określa się w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej w przypadku:
- pracownicy w ciąży,
- pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownikowi- rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
- pracownikowi- rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
- pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).
Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia takiego wniosku tylko wtedy, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowę trzeba będzie uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Pracodawca może polecić (a nie uzgodnić z pracownikiem) wykonywanie pracy zdalnej:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenie miejsca pracy na skutek pożaru).
Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna okazjonalna:
- Każdy pracownik, nawet ten, który nie ma przewidziany w swojej umowie o pracę formy pacy zdalnej hybrydowej, zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny;
- prawo pracownika do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest uzależnione od wykorzystania przez tego pracownika urlopu wypoczynkowego, w tym tzw. urlopu na żądanie;
- Przy pracy zdalnej okazjonalnej niektóre przepisy są wyłączone, dotyczy to między innymi wcześniej wspomnianego wyłączenia obowiązku przewidzenia prawa do pracy zdalnej okazjonalnej w umowie o pracę, taka forma pracy zdalnej nie musi być również uzgadniania ze związkami zawodowymi lub przewidziana wcześniej w regulaminie pracodawcy, wyłączone są obowiązki pracodawcy w przedmiocie m.in. zapewnienia takim pracownikom materiałów i narzędzi pracy, ich serwis i konserwację oraz zwrotu kosztów.
Zakaz dyskryminacji pracowników ze względu na wykonywanie pracy w formie zdalnej
Co również bardzo istotne, zgodnie z art. 6729 KP, pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy wykonujący tę samą pracę lub podobną w formie stacjonarnej. Dotyczy to zarówno warunków nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Praca zdalna nie obejmuje prac:
- szczególnie niebezpiecznych;
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
- powodujących intensywne brudzenie.
Jeszcze przed wejściem w życie nowelizacji pojawiło się wiele wątpliwości co do interpretacji niektórych z nowych przepisów. Miejmy nadzieję, że te zostaną szybko wyjaśnione i praktyka pójdzie w takim kierunku, w którym obie strony stosunku prawnego będą usatysfakcjonowane z nowo przyjętych przez ustawodawcę regulacji.
