Samo podpisanie aktu założycielskiego fundacji rodzinnej to dopiero początek na drodze do rejestracji podmiotu i dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności urzędowych, które łatwo przeoczyć w gąszczu organizacyjnych obowiązków. Przygotowaliśmy zwięzły, praktyczny przewodnik, który przeprowadzi Cię przez najważniejsze kroki – od nadania numerów NIP
i REGON, poprzez zgłoszenie beneficjentów do CRBR, aż po zasady reprezentowania fundacji w fazie jej organizacji.
- NIP i REGON – kiedy i jak je nadać?
Fundacja rodzinna, podobnie jak spółki, musi posiadać numery NIP i REGON. Inaczej jednak niż w przypadku spółek, numery te nie są nadawane automatycznie przez sąd rejestrowy (Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim) przy wpisie do rejestru. Aby je uzyskać, należy złożyć odpowiednie wnioski:
- NIP – formularz NIP-2,
- REGON – formularz RG-OP.
Powyższe numery identyfikacyjne można uzyskać na jednym z dwóch etapów:
Opcja A: Na etapie fundacji rodzinnej w organizacji
Fundacja rodzinna działa jako „fundacja rodzinna w organizacji” już od chwili sporządzenia aktu założycielskiego. Oznacza to, że ma zdolność prawną i może wystąpić o nadanie jej numerów NIP i REGON jeszcze przed wpisaniem do rejestru fundacji rodzinnych.
To rozwiązanie jest rekomendowane, ze względu na fakt, iż z reguły banki do założenia rachunku bankowego wymagają od podmiotu posiadania numeru NIP, najczęściej rekomendowanym rozwiązaniem jest, aby wystąpić o nadanie numerów identyfikacyjnych już na tym pierwszym etapie.
Wczesne uzyskanie NIP-u jest również kluczowe dla terminowego zgłoszenia fundacji do CRBR. Ustawowy czas na dopełnienie tego obowiązku wynosi zaledwie 14 dni od wpisu do rejestru. Ponieważ system wymaga podania NIP-u, a na jego wydanie czeka się kilka dni, załatwienie tej formalności już na etapie „w organizacji” pozwala uniknąć presji czasu i ryzyka dotkliwych kar finansowych.
Opcja B: Po uzyskaniu wpisu fundacji rodzinnej do rejestru
W tym wariancie fundacja rodzinna wstrzymuje się ze złożeniem wniosków do momentu uzyskania wpisu w rejestrze fundacji rodzinnych.
Zaletą tego rozwiązania jest minimalizacja formalności – od razu uzyskujemy dane identyfikacyjne dla zarejestrowanego już podmiotu, co eliminuje konieczność późniejszego składania wniosków aktualizacyjnych.
- Aktualizacja NIP i REGON po wpisie do rejestru
Jeżeli fundacja uzyskała numery NIP i REGON jako fundacja w organizacji (Opcja A), to po dokonaniu wpisu fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych należy dokonać aktualizacji danych w urzędzie skarbowym i statystycznym.
Dlaczego?
Ponieważ zmienia się jej status prawny – z „fundacji rodzinnej w organizacji” na „fundację rodzinną”.
W praktyce oznacza to, że w formularzach aktualizacyjnych należy:
- zmienić nazwę fundacji;
- uzupełnić dane o rejestracji w zakresie m. in. nazwy organu rejestru, nazwy rejestru, numeru rejestru oraz daty rejestracji ;
- zaktualizować informację w zakresie formy organizacyjno-prawnej.
- CRBR – obowiązek zgłoszenia beneficjentów fundacji
Fundacja rodzinna podlega obowiązkowi zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Zgłoszenia dokonuje zarząd, a termin wynosi:
- 14 dni od wpisu fundacji do rejestru
W przypadku fundacji rodzinnej beneficjentami rzeczywistymi są m.in.:
- fundatorzy,
- beneficjenci wskazani w statucie,
- członkowie organów fundacji (np. zarządu).
Ważna uwaga praktyczna: Beneficjent małoletni
Jeżeli jednym z beneficjentów jest małoletni, obowiązek zgłoszenia obejmuje:
- małoletniego beneficjenta, oraz
- jego przedstawiciela ustawowego (najczęściej jednego z rodziców).
Dlaczego?
Wymóg zgłoszenia przedstawiciela ustawowego do CRBR jest następstwem braku pełnej zdolności małoletniego do czynności prawnych, co ogranicza jego samodzielność
w zarządzaniu majątkiem. Ponadto w relacjach małoletniego z fundacją rodzinną małoletni nie działa samodzielnie, lecz za pośrednictwem przedstawiciela ustawowego.
W praktyce więc może zdarzyć się tak, że osoba mająca status beneficjenta rzeczywistego będzie występować w kilku rolach, będąc jednocześnie fundatorem, członkiem zarządu, beneficjentem oraz przedstawicielem ustawowym małoletniego. Wówczas wpis dotyczący takiej osoby powinien uwzględniać każde ze wskazanych uprawnień.
- Reprezentacja fundacji rodzinnej w organizacji
Od wizyty u notariusza do wpisu do rejestru fundacji rodzinnych podmiot funkcjonuje jako fundacja rodzinna w organizacji. W tym specyficznym okresie prawo do jej reprezentowania mają:
- Fundator – to on jest w pierwszej kolejności uprawniony i zobowiązany do działania w imieniu fundacji, zawsze i bez ograniczeń;
- Pełnomocnik powołany przez fundatora – przy czym należy mieć na uwadze, że umocowanie do działania w imieniu fundacji rodzinnej wygasa wraz z uzyskaniem przez fundację rodzinną w organizacji wpisu do rejestru fundacji rodzinnych;
- Zarząd – organ ten reprezentuje fundację rodzinną w organizacji w przypadkach wskazanych w ustawie, co oznacza iż umocowanie do reprezentacji powinno wynikać z wyraźnego zastrzeżenia ustawowego (np. gdy fundację powołano w testamencie – wtedy to zarząd zgłasza ją do rejestru).
W przeciwieństwie do spółek kapitałowych, sam fakt powołania zarządu na etapie tworzenia fundacji rodzinnej nie daje mu prawa do reprezentowania fundacji rodzinnej w fazie organizacji. W sytuacji, gdy ta sama osoba łączy jednocześnie rolę fundatora i prezesa zarządu, do momentu wpisu do rejestru powinna ona podpisywać dokumenty (np. umowy, wnioski) działając wyłącznie jako fundator, a nie zarząd.
Podsumowanie
Tworzenie fundacji rodzinnej to proces, który nie kończy się na podpisaniu aktu założycielskiego u notariusza. Na etapie organizacyjnym trzeba mieć na uwadze następujące kwestie:
- numer NIP i REGON można uzyskać zarówno po wpisie, jak i w organizacji,
- wcześniejsze uzyskanie numerów NIP i REGON wiąże się z koniecznością późniejszej, obowiązkowej aktualizacji danych w urzędach,
- zgłoszenie beneficjentów do CRBR jest obowiązkowe i obejmuje również małoletnich oraz ich przedstawicieli ustawowych,
- w fazie „w organizacji” fundację reprezentuje co do zasady fundator lub pełnomocnik powołany przez fundatora.
Świadomość tych kilku kwestii ułatwia przejście przez początkowy etap organizacyjny i pozwoli skutecznie zakończyć proces tworzenia fundacji rodzinnej.
