E-doręczenia: nowy standard komunikacji elektronicznej od 2025 roku

Od 2025 roku e-Doręczenia staną się kluczowym elementem komunikacji w Polsce, rewolucjonizując sposób wymiany informacji między obywatelami, firmami i administracją. Wzorem dla naszego systemu są rozwiązania stosowane w innych krajach Unii Europejskiej, jak np. we Włoszech, gdzie system Posta Elettronica Certificata (PEC) zrewolucjonizował komunikację gospodarczą. Włoskie firmy wysyłają rocznie ponad 3 miliardy przesyłek elektronicznych, a każda firma musi posiadać konto do doręczeń elektronicznych. Podobne systemy rozwijają się także w Czechach, Francji czy Hiszpanii.

Na czym polegają e-Doręczenia w Polsce?

E-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Są one dedykowane obywatelom, firmom oraz podmiotom publicznym, umożliwiając przesyłanie i odbieranie dokumentów elektronicznych w sposób wygodny i bezpieczny. Korespondencja wysyłana w ramach tej usługi ma taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony.

Dzięki e-Doręczeniom:

• urzędy mogą zarządzać dokumentacją w formie cyfrowej;
• nadawca i odbiorca są zawsze odpowiednio zidentyfikowani;
• użytkownicy mogą pobierać prawnie ważne dowody doręczenia.

Dla osób, które nie posiadają jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych, przewidziano Publiczną Usługę Hybrydową (PUH), realizowaną w ramach e-Doręczeń. Usługa ta łączy komunikację elektroniczną z tradycyjną formą papierową. Umożliwia ona urzędom przesyłanie dokumentów elektronicznych, które następnie są drukowane i doręczane przez wyznaczonego operatora – obecnie Pocztę Polską.

Kogo obejmą e-Doręczenia?

Zgodnie z ustawą, obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie stopniowo:

1. podmioty publiczne – urzędy i instytucje administracji publicznej;
2. przedsiębiorców – podmioty wpisane do CEIDG oraz KRS;
3. zawody zaufania publicznego – m.in. notariuszy, radców prawnych czy doradców podatkowych.

Co z obywatelami, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej?

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń nie jest obowiązkowe. Obywatele mogą skorzystać z tej usługi dobrowolnie.

Podmiot publiczny a podmiot niepubliczny – jaka jest różnica?

Rozróżnienie między podmiotem publicznym a niepublicznym jest kluczowe dla zrozumienia obowiązków związanych z e-Doręczeniami.

1) Podmiot publiczny to m.in.:

• jednostki sektora finansów publicznych, takie jak urzędy, ministerstwa, ZUS, czy sądy, zgodnie z ustawą o finansach publicznych;
• państwowe jednostki organizacyjne, które nie mają osobowości prawnej;
• osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, nieprowadzące działalności przemysłowej ani handlowej, jeżeli są finansowane w ponad 50% ze środków publicznych, posiadają ponad połowę udziałów lub akcji, sprawują nadzór nad organem zarządzającym lub mają prawo do powoływania większości członków organu nadzorczego;
• związki podmiotów, które realizują zadania publiczne;
• komornicy sądowi.

Zgodnie z przepisami, podmiotami publicznymi mogą być również niepubliczne organizacje, takie jak szkoły i placówki oświatowe, które są finansowane w ponad 50% ze środków publicznych, np. przez gminy lub inne jednostki sektora finansów publicznych. Takie podmioty, mimo że nie mają osobowości prawnej, muszą aktywować adres e-Doręczeń równocześnie z organem prowadzącym, który je finansuje.

Przykładem mogą być szkoły prowadzone przez stowarzyszenia, które otrzymują więcej niż 50% finansowania z dotacji oświatowych. W takim przypadku szkoła, podobnie jak organizacja ją prowadząca, musi zarejestrować adres e-Doręczeń do 1 stycznia 2025 roku.

Zatem podmioty publiczne, zarówno te stricte publiczne, jak i niepubliczne organizacje finansowane głównie ze środków publicznych, mają obowiązek aktywacji adresu e-Doręczeń do wskazanej daty.

2) Podmiot niepubliczny to każda osoba fizyczna oraz wszystkie podmioty, które nie spełniają warunków określonych dla podmiotów publicznych.

Od kiedy podmioty publiczne i niepubliczne mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Kto świadczy usługę e-Doręczeń i kto ponosi koszty?

Usługę e-Doręczeń świadczą zarówno publiczni, jak i niepubliczni dostawcy usług.

Publiczni dostawcy (Poczta Polska) oferują bezpłatne usługi dla korespondencji:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi. Płatne usługi występują, gdy podmioty publiczne wysyłają dokumenty do obywateli, firm lub innych podmiotów niepublicznych.

Niepubliczni dostawcy (komercyjni) świadczą usługi na zasadach komercyjnych. W takim przypadku obywatele i firmy ponoszą koszty, szczególnie gdy wymieniają dokumenty pomiędzy sobą lub z innymi podmiotami niepublicznymi.

Podsumowując, usługa e-Doręczeń jest bezpłatna, gdy dokumenty są wysyłane od obywateli i firm do podmiotów publicznych lub między podmiotami publicznymi. Natomiast podmioty publiczne pokrywają koszty, gdy wysyłają dokumenty do obywateli, firm i innych podmiotów niepublicznych. Obywatele i firmy ponoszą koszty, gdy wymieniają korespondencję wyłącznie z innymi podmiotami niepublicznymi, np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

CEIDG i KRS – czy każda zmiana jest automatycznie aktualizowana?

W przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG i KRS informacje o adresie do e-Doręczeń są aktualizowane automatycznie. Gdy adres zostanie dodany, zmieniony lub wykreślony z bazy adresów elektronicznych, odpowiednie dane są niezwłocznie przekazywane do tych rejestrów. Oznacza to, że proces ten jest zintegrowany i nie wymaga dodatkowych działań ze strony podmiotu.

E-Doręczenia to krok w stronę przyszłości cyfrowej, który ma uprościć procesy komunikacji i zwiększyć bezpieczeństwo wymiany informacji. Pamiętaj, że już teraz możesz się przygotować do tej zmiany, aby uniknąć niespodzianek w przyszłości.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz pomocy w tej kwestii, skontaktuj się z nami!

Autor:

Bartosz Mazur

24.01.2025 News Aktualności

Udostępnij: